In Normdateien wie der GND werden eindeutig benannte und regelbasierte Aussagen (unter anderem zu Sachbegriffen, Orten, Personen) in Datensätzen gesammelt, diese mit weitergehenden Informationen und Verlinkungen angereichert und dauerhaft online allgemein zugänglich gemacht. Bei der Erarbeitung eines kontrollierten Vokabulars wird festgelegt, wie Sachverhalte oder Entitäten benannt werden sollen. Dabei werden mehrdeutige Begriffe (Homonyme) geschieden und als getrennte Entitäten erfasst. Unterschiedliche Benennungen zu einem Sachverhalt (Synonyme) werden zusammengeführt und eine sogenannte "Vorzugsbenennung" (label) festgelegt. Die Vorzugsbenennung kann im Anschluss als normierter Suchbegriff beziehungsweise Schlagwort genutzt werden. Für die Suche bedeutet das, dass auch der Sucheinstieg mit den im Normdatensatz hinterlegten Synonymen oder abweichenden Schreibweisen zu sinnvollen Ergebnissen führt, obwohl sie im entsprechenden Datensatz zu einem Objekt nicht explizit vorkommen, sondern lediglich technisch im Hintergrund ausgewertet werden, indem auf die in dem verknüpften Normdatensatz hinterlegten Informationen zurückgegriffen wird. Bei der Recherche nach Personen, Orten oder Körperschaften ermöglichen die Prozesse der Normierung ebenfalls die eindeutige Zuordnung. Damit erbringen Suchbegriffe aus normierten Vokabularen – sofern sie in die Suchsysteme der Institutionen eingebunden sind – gegenüber simplen Stichwörtern einen vielfachen Mehrwert für die Suche. Voraussetzung ist jedoch, dass die Metadaten zu den Daten, Ressourcen oder Objekten digital vorliegen, entsprechend standardisiert erschlossen wurden und somit der webbasierten Recherche überhaupt zur Verfügung stehen.
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